Datenschutzerklärung (VoxOn.app / telefoniere.online)
Stand: 28.01.2026
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites voxon.app und telefoniere.online sowie für die darüber erreichbaren Bereiche der VoxOn-Plattform (z. B. Account, Test- und Kundenbereich).
1. Verantwortlicher
VoxOn.app – AI Engineering (Einzelunternehmen)
Gymelsdorfer Gasse 23, 2700 Wiener Neustadt, Österreich
Kontakt: E-Mail-Adresse laut Impressum
Telefon: +43 1 4351933
2. B2B-Ausrichtung / Rollen nach DSGVO
VoxOn richtet sich ausschließlich an Unternehmer (B2B). Dennoch können im B2B-Kontext personenbezogene Daten (z. B. Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Telefonnummern von Gesprächspartnern) verarbeitet werden.
Je nach Nutzung gilt:
- Website, Vertrieb, Vertragsabwicklung: VoxOn ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
- Plattform-Nutzung im Kundenauftrag (Voice/Tools): VoxOn ist regelmäßig Auftragsverarbeiter; der Kunde ist Verantwortlicher. Hier gilt eine AVV nach Art. 28 DSGVO, die VoxOn jederzeit bereitstellt.
3. Welche Daten wir verarbeiten
A) Bei Besuch der Websites
- Server-Logdaten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, User-Agent)
- Cookie-/Einwilligungsdaten (z. B. Consent-Status)
B) Bei Kontakt & Vertragsabwicklung
- Unternehmens- und Kontaktdaten (Name, Firma, E-Mail, Telefon)
- Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Guthaben-/Minutenverbrauch, Rechnungsdaten)
C) Bei Plattform-/Voice-Nutzung (im Kundenauftrag)
- Account- und Admin-Daten (Benutzer, Rollen, Authentifizierungs-/Sicherheitsmetadaten)
- Telefondaten (insb. Telefonnummern), Gesprächsmetadaten (Zeitpunkt, Dauer)
- Transkripte (wenn aktiviert) – Speicherung bis zu 60 Tage
- Daten, die der Kunde via Tools/Integrationen an Drittsysteme übermitteln lässt (z. B. CRM-/Kalenderdaten)
Wichtig
- Keine Audioaufzeichnungen: VoxOn speichert keine Audio-Recordings dauerhaft.
- Keine Speicherung personenbezogener Rohdaten über das Notwendige hinaus: Daten wie Telefonnummern oder Inhalte zur Toolübermittlung werden grundsätzlich nur zur Ausführung verwendet und anschließend gelöscht bzw. im Protokoll redigiert, soweit technisch/prozessual möglich.
4. Zwecke der Verarbeitung
- Betrieb, Sicherheit und Bereitstellung der Websites/Plattform
- Accountverwaltung, Authentifizierung, Missbrauchsprävention
- Durchführung von Tests (z. B. Webbrowser-Call)
- Abrechnung und Buchhaltung (Guthaben/Minuten, Rabatte, Rechnungen)
- Support und Kommunikation
- Website-Analyse und Optimierung (Google Analytics – nur nach Einwilligung)
5. Rechtsgrundlagen
- Vertrag/Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), z. B. Aufbewahrungspflichten
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. IT-Sicherheit, Fehleranalyse
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für nicht technisch notwendige Cookies/Tracking (Google Analytics)
6. Cookies & Einwilligungsmanagement
Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Website/Plattform sicher zu betreiben (z. B. Session, Sicherheit).
Analytics-Cookies (Google Analytics) werden nur nach vorheriger Einwilligung gesetzt. In Österreich ist für nicht notwendige Cookies grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich; Ausnahmen bestehen nur für technisch notwendige Cookies.
Einwilligungen können über den Cookie-/Consent-Banner jederzeit widerrufen oder angepasst werden.
7. Google Analytics (GA4)
Wir nutzen Google Analytics 4 zur Reichweitenmessung und Verbesserung unserer Websites.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) i. V. m. österreichischem Telekommunikationsrecht (Cookie-Einwilligung).
Anbieter in Europa: Google Ireland Limited (für europäische Datenverarbeitung im Controller-Kontext).
IP-Handling (EU): Laut Google werden IP-Adressen von EU-Nutzern verworfen („dropped“) bevor sie protokolliert werden; GA4 loggt/speichert IP-Adressen nicht.
Mögliche Datenkategorien
- Online-Kennungen (Cookies)
- Geräte-/Browserinformationen
- Nutzungsdaten (Seitenaufrufe, Interaktionen)
- Ungefähre Standortdaten (z. B. Region), sofern aktiv
Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung kann auch außerhalb EU/EWR stattfinden (z. B. durch Google LLC/US). Transfers können auf geeignete Garantien gestützt werden, z. B. EU-US Data Privacy Framework (bei zertifizierten Unternehmen) und/oder Standardvertragsklauseln.
Hinweis zur Praxis: Datenschutzbehörden hatten Google Analytics in der Vergangenheit teils kritisch beurteilt; wir setzen deshalb Consent und Transfermechanismen ein und prüfen die Konfiguration regelmäßig.
8. Empfänger / Dienstleister
Wir setzen zur Bereitstellung unseres Angebots Dienstleister ein (z. B. Hosting, Telefonie, Zahlungsabwicklung, E-Mail, Analytics). Diese verarbeiten Daten in unserem Auftrag oder als eigenständige Verantwortliche – abhängig von der Leistung. Bei Auftragsverarbeitung regeln wir dies vertraglich (AVV). Details (inkl. Unterauftragnehmerliste) sind in der AVV bzw. deren Anlagen enthalten.
9. Speicherdauer / Löschung
- Transkripte: bis zu 60 Tage (konfigurations-/zweckabhängig), danach Löschung bzw. planmäßige Entfernung.
- Abrechnungs-/Buchhaltungsunterlagen: grundsätzlich 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrung) und ggf. länger bei laufenden Verfahren.
- Server- und Sicherheitslogs: zweckgebunden und befristet (IT-Sicherheit, Fehleranalyse), soweit erforderlich.
10. Rechte betroffener Personen
Betroffene haben u. a. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Beschwerde. Wenn VoxOn als Auftragsverarbeiter tätig ist, sind Anfragen primär an den jeweiligen Kunden (Verantwortlichen) zu richten; VoxOn unterstützt im Rahmen der AVV.
11. Aufsichtsbehörde (Österreich)
Österreichische Datenschutzbehörde (DSB) – Informationen zu Betroffenenrechten:
12. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn dies aus rechtlichen, technischen oder betrieblichen Gründen erforderlich ist.